이메일 주소
이메일 주소는 자신의 이름을 사용합니다. 제 경우는 jongsik.song이라고 이메일 주소를 만들면 무난하다 생각됩니다. 이름이 김민수라면 minsu.kim과 같은 방식이면 됩니다.
우리나라 분들은 이메일 주소를 독특하게 만드는 경우가 많습니다. 본인이 과메기를 좋아한다고 guamegi, 골프를 좋아한다고 golfmania 그리고 게임에서 zealotgogo라는 아이디를 쓴다고 이를 비지니스용 이메일 주소로 쓰는 경우도 있습니다.
이는 모두 예를 든 것들이지만 이메일 주소는 본인 이름을 써야 프로다워 보입니다. smilekmk 이런 이메일 주소는 상대방으로 하여금 실소를 금치 못하게 하는 수도 있습니다.
또 이름으로 이메일 주소를 만들어야 상대방이 내게 메일을 쓸때도 편합니다. 이름을 쓰면 이메일 계정이 금방 떠오르니까요. 별명을 쓰게되면 상대방은 한참 동안 주소록을 헤매야 될수도 있습니다.
도메인
개인 이메일이라면 jongsik.song@gmail.com과 같이 일반 이메일 계정을 써도 무난합니다.
그러나 회사대 회사로 커뮤니케이션 하는 것이라면 회사 도메인 주소로 이메일 계정을 만들어서 커뮤니케이션 하는 것이 좋습니다.
gmail이나 hotmail과 같은 것들을 쓰게 되면 이 역시 프로정신이 없어 보입니다. 본인 회사의 웹사이트 주소가 있다면 이쪽으로 메일 서버를 하나 셋팅하거나 포워딩을 하는 것이 좋습니다. 회사의 도메인이 pro.com이라면 jongsik.song@pro.com과 같은식으로 하시면 됩니다.
제목
제목만 보고도 내용을 파악할 수 있게 작성합니다. 서술형으로 주절주절 쓰는 것 보다는 필요한 핵심 어휘만 사용해서 작성합니다. 비지니스를 하는 사람들은 바쁩니다. 그리고 요새는 모바일 시대이기 때문에 긴 제목의 이메일은 못 보고 지나칠수도 있습니다.
본문은 짧게
참조
전달할 내용을 누구한테 말하는가?(받는사람) 그리고 누가 그 사실을 지켜보고 공유 받아야 하는가?(참조)에 따라서 받는 사람과 참조를 잘 구분해서 사용해야 합니다.
불필요하게 받는 사람이나 참조를 추가하여서도 안되며, 커뮤니케이션 내용을 꼭 알아야 하는 사람이 참조에서 빠져도 안됩니다.
숨은 참조
우리쪽에서는 해당 메일 내용을 공유 받아야 하지만 상대방쪽에서는 그 사람이 커뮤니케이션 대상자에 포함돼 있으면 불쾌해 할 수 있는 경우가 있습니다. 이런 경우에는 숨은 참조로 우리쪽 사람을 집어넣습니다. 숨은 참조로 들어온 사람은 메일 내용은 공유받을 수 있지만 메일을 받는 쪽에서는 참조 명단에서 숨겨집니다.
답장과 전체 답장
나에게 메일을 준 사람에게만 답장을 쓸 때와 참조로 딸려온 사람들에게 전체 답장을 쓸 때 이를 잘 구분해야합니다. 보통은 전체 답장을 통해서 참조로 딸려온 사람이 다시 참조로 붙어서 나가도록 하지만 때에 따라서는 참조로 붙어온 사람들을 빼고 나한테 메일을 쓴 오직 한 사람에게만 답장을 해야할때도 있습니다.
시작 인사
메일의 끝부분에서도 간략하게 한줄로 인사를 마무리 합니다.
반복되는 회신 중의 인사
답장에 답장이 반복돼 핑퐁처럼 메일이 왔다갔다 하는 경우에는 인사를 생략해도 됩니다. 매 답장마다. '안녕하세요. 송종식 입니다.' 하는 건 조금 웃기기도 할 뿐더러 읽는 사람의 시간도 뺏기 때문입니다.
시그네처와 부재중처리
시그네처에는 다른 수단으로 연락할 수 있는 연락처를 기재해두면 좋습니다. 법적 분쟁을 피하기 위한 간략한 고지 문구도 들어가면 좋습니다.
부재중일 경우에는 메일을 보낸 사람에게 즉시 부재 알림 메일 회신이 갈 수 있도록 조치를 해둡니다.
2014년 2월 15일
송종식 드림
